وثائق ادارية , تقارير تسهل عليك المشاكل



التقرير عباره عن عرض للحقائق او الافكار المتعلقه بمقال معين او مشكله معينه بكيفية سلسه سهله بعدها و ضع الاقتراحات ذات الصله بالمقال بغرض مساعده الجهات او الافراد الذين يحتاجون اليها فعمليه اتخاذ القرارات.


ويمكن تعريفة بصوره اخرى. فهو : عباره عن محتوي يصف حاله ما و صفا دقيقا محايدا يتطلب توفير كما مناسبا من البيانات و المعلومات، كما يتضمن بجانب و صف الحاله قدرا مناسبا من الاقتراحات.

■ اهداف التقارير الاداريه .


1- المساعده علي اتخاذ القرار من اثناء التزويد بالمعلومات.


2- التنسيق و الاتصال بين موظفى المؤسسة.


3- المتابعه لانشطه المؤسسه و المشاريع المنفذة.


4- الرقابه و تقييم الاداء.


5- اعطاء معلومات اداريه لازمه للعمل.


6- تفسير ظاهره مرتبطه بمستقبل العمل.


7- عرض افكار حديثة لتحسين العمل.


8- دراسه مشكله محدده فبيئه العمل.


9- توثيق انشطه المؤسسات و المشروعات.

■ اهميه التقارير الاداريه .


1- زياده كفايه عمليات التخطيط الاداري.


2- تسهيل عمليه التنسيق مع الجهات الاخرى.


3- تيسير عمليه المتابعه و الرقابه مع كل الجهات.


4- توفير تغذيه راجعه من الجهات الاخرى.

■ مراحل اعداد التقرير الادارى .


يمكن تقسيم مراحل اعداد التقارير الاداريه الي ثلاث مراحل علي النحو الاتى :


1 مرحله التحضير .. و تشتمل علي :


ا – تحديد الاطار العام للتقرير.


ب – تحديد الهدف من التقرير بدقة.


ج – تحديد الجهه التي سيوجة اليها التقرير.


د – تحديد المشكله التي سيهتم فيها التقرير.


ة – تحديد نوع و مصادر جمع البيانات للتقرير.


و – تحديد اساليب البيانات و تلخيصها و عرضها.


ز – تحديد مستويات اعداد التقرير و كتابتة و مراجعته.


ح – تقدير حجم التقرير.

2 مرحله العمل فالتقرير الادارى .. و تشتمل علي :


ا – صياغه اهداف التقرير.


ب – صياغه المشكله او المقال الذي يمثل التقرير.


ج – تحديد العوامل و المتغيرات الخاصه بالمشكله لمزيد من الدراسة.


د – دراسه العلاقه بين المتغيرات.


ة – اعداد و تنفيذ البيانات من مصادرها.


و – مراجعه البيانات.


ز – تحليل البيانات.


ح – التوصل الي نتائج محددة.


ط – تحديد المقترحات و محتوياتها.


ى – مراجعه اجزاء التقرير لوضع تصور نهائي.


ك – صياغه العنوان المناسب للتقرير.

3- مرحله الكتابه و الاخراج .. و يراعي بها :


ا – الالتزام بقواعد اللغه العربيه الفصحي و وضوح التعبير.


ب – تصحيح الاخطاء ان بدت بعد المراجعة.


د – التسلسل المنطقى فالكتابة.


ة – اشتمال التقرير علي عنصر التشويق.


و – مناسبه حجم الخط و نوعه.


ز – توحيد النظام و الترقيم.


ط – مراجعه التقرير بشكل نهائى لاجراء التعديل اللازم.

■ الافتراضات الواجب اتباعها لكتابه التقارير الاداريه .


1 – اعداد القائمه التي سوف يتضمنها التقرير .. و هى مفتاحيه لكل نقطة.


2 – الفرز و يتضمن اضافه افكار حديثة .. و تحديد حجم التقرير.


3 – ترتيب بنود التقرير بحيث يشتمل علي (المقدمه المحتوي الخاتمة).


4 – كتابه التقرير فالوقت المناسب.


5 – التحرير مع المراجعه النهائية.

■ الامور التي ينبغى مراعاتها حين اعداد التقرير الادارى :


ا – تحديد الهدف بحيث ممكن قياسة و انجازه، و ان يصبح و اقعيا و مقيدا بزمن محدد.


ب – تحديد الجهه المستفيده منه.

■ مواصفات التقرير الادارى الجيد .


1 – الايجاز.


2 – الدقه فالصياغة.


3 – سلامه اللغة.


4 – الدقه فالتنظيم.


5 – الاهتمام بوصف الحاله بصورتها المجردة.


6 – القدره علي الاقناع.


7 – دقه اسلوب العرض و التتابع المنطقى له.

■ تصميم التقارير الاداريه .


تصميم التقرير الادارى ربما يختلف من تقرير لاخر، بيد ان هنالك عناصر اساسيه للتقرير الادارى التي لابد من تثبيتها، بعض هذة العناصر لا يستعمل فحاله التقارير الاداريه القصيره لعدم و جود الحاجه اليها، من المفيد معرفه هذة العناصر و كيفية كتابتها و فائدتها، و هذة العناصر لا علاقه لها بلغه التقرير فهى تستعمل باللغات المختلفة، مع الاخذ فالاعتبار انه فبعض المنظمات يصبح هنالك متطلبات محدده فتصميم التقرير الادارى ربما تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي يفترض الالتزام بتلك المتطلبات.

■ ما هى عناصر التقرير الاداريه الاساسيه ؟


■ الغلاف .


فى حاله تقارير العمل الاداريه المعتاده ربما لا يوضع غلاف اصلا نتيجه ان تداول التقرير لن يصبح عمليه مستمره مدة طويله و غالبا ما يحتفظ بالتقرير فملف و بالتالي لا يصبح هنالك خوف من تلف التقرير، ربما يستعمل غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيره جدا جدا او التي سيتم حفظها مدة طويله بشكل منفصل اي لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير اخري و ربما يستعمل ايضا الغلاف السميك فمثل هذة الحالات، فمثلا تقرير الزيارات اليوميه سيصبح بدون غلاف، تقرير الاعمال السنويه او الخطه السنويه ربما يوضع له غلاف بلاستيكي، بالطبع فحاله التقارير الالكترونيه لن يصبح هنالك غلاف.


فى حاله استعمال غلاف فلابد ان يصبح من الممكن التعرف علي بيانات التقرير الاساسيه من الغلاف بدون الحاجه لفتح التقرير؛ بمعني انك يمكنك معرفه عنوان التقرير و اسم الشخص او الجهه التي اعدتة و تاريخ اصدارة او اعداده.


فى حاله استعمال غلاف سميك فسيصبح لزاما ان تكتب هذة البيانات علي الغلاف الخارجي، و فحاله استعمال غلاف بلاستيك شفاف فسيصبح من الممكن رؤيه صفحه العنوان التي تلى الغلاف ، و فحاله عدم و جود غلاف فان اول صفحه مرئيه تكون صفحه العنوان و بالتالي يتم التعرف علي اسم التقرير من هذة الصفحة.

■ صفحه العنوان .


صفحه العنوان هى اول صفحه من صفحات التقرير الادارى الضخم و هذة الصفحه تمكننا من معرفه معلومات اساسيه عن التقرير بسرعة، لذا فان صفحه العنوان لابد و ان تحتوى علي : (عنوان التقرير اسم معد التقرير و ظيفه معد التقرير اسم المنظمه التي صدر منها ذلك التقرير تاريخ اصدار التقرير).


اما تقارير العمل القصيره اي المكونه من صفحه او صفحتين او ثلاث لا يوضع صفحه للعنوان و انما توضع هذة البيانات فاعلي الصفحه الاولي و هذا لان التقرير قصير و لا داعى لاضافه صفحه كامله للعنوان، محتويات صفحه العنوان لابد من و جودها فاى تقرير سواء و ضعت فصفحه مستقله او فالصفحه الاولى.

■ الملخص .


الملخص كما هو و اضح من الاسم هو ملخص لما يحتوية التقرير الاداري، و للملخص و ظيفتان :


■ اولا : ان يعلم قارئ التقرير ان كان يحتاج ان يقرا ذلك التقرير ام لا.


■ ثانيا : ان يعرف القارئ المعلومات الاساسيه جدا جدا فالتقرير كطبيعه الزيارات التي نفذت و النتائج (الاستنتاجات) و التوصيات و بالتالي ربما يكتفى بة عن قراءه باقى التقرير او يقرر قراءه جزء محدد من التقرير.


الملخص ربما يوضع فصفحه العنوان اذا كان قصيرا لان ذلك يساعد القارئ علي الاطلاع علية سريعا.


اما فحاله التقارير الطويله التي يصبح بها الملخص فصفحه منفصله فالبعض يفضل و ضع الملخص بعد صفحه العنوان و البعض يفضل و ضعة بعد جداول المحتويات و قوائم الجداول و الاشكال و الرموز اي و ضعة قبل المقدمة.


فى حاله عدم و جود تفضيل لدي الجهه التي يقدم لها التقرير فمن الاروع و ضع الملخص بعد صفحه العنوان مباشره لانة ليس هنالك اسباب لان يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات و قوائم الاشكال لكى يصل الي الملخص الذي ربما يعرف منة انه لا يحتاج قراءه التقرير او ربما يستغنى بما فالملخص عن قراءه التقرير.


يوجد نوعان من الملخصات : الملخص المعلوماتى و الملخص الوصفي.


1 الملخص المعلوماتى هو الذي تحدثنا عنة .


2 الملخص الوصفى يعطى فكره سريعه عن ما يحتوية التقرير و لكنة لا يلخص البحث نفسة و لا يوضح النتائج. الملخص المعلوماتى يستعمل اكثر من الملخص الوصفى و لكن ربما تجد بعض المجلات العلميه التي تستعمل الملخص الوصفي.

■ جدول المحتويات .


جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحه التي يبدا فيها جميع قسم من اقسام التقرير بحيث يصبح من السهل الوصول الي اقسام معينه مباشرة، و هو يوضح ايضا للقارئ الاقسام المختلفه للتقرير.


جدول المحتويات يحتوى اسماء اقسام او فصول البحث او التقرير كما هى مكتوبه داخل التقرير, و ينبغى اتباع اسلوب ثابت فعرض الاقسام الفرعيه او العناوين الفرعيه فجدول المحتويات.


جدول المحتويات لا يستعمل عاده فالتقارير القصيره لانة فهذة الحاله يصبح تصفح التقرير امرا سهلا.

■ قائمه الاشكال .


عندما يحتوى التقرير علي عدد كبير من الاشكال التوضيحيه (خمسه او اكثر) يصبح من المفضل و ضع قائمه خاصه للاشكال.


قائمه الاشكال مشابهه لجدول المحتويات غير انها توضح رقم الصفحه الموجود فيها جميع شكل.

■ قائمه الجداول .


قائمه الجداول مشابهه تماما لقائمه الاشكال و لكنها توضح رقم الصفحه الموجود فيها جميع جدول. احيانا يتم و ضع القائمتين فنفس الصفحه تحت مسمي قائمه الاشكال و الجداول.


قائمه الجداول و الاشكال تساعدان علي الوصول الي جدول ما او شكل ما بسرعه بدلا من تصفح التقرير او جزء منة للوصول الي شكل ما او جدول ما ، و هى مطلوبه غالبا فتقارير العمل الطويله و التي ربما تستعمل مدة طويله كدراسات الجدوي و التخطيط الاستراتيجى و ما الي ذلك.

■ قائمه الرموز او قائمه المصطلحات .


قائمه الرموز تستعمل فالتقارير الاداريه التي تحتوى علي العديد من الرموز كاستعمال (س) للتعبير عن السرعه و (م) للتعبير عن المسافه و هكذا، و خاصه فحاله التعامل مع مؤسسات اخرى.

■ المقدمه .


المقدمه يجب ان توضح ثلاثه حاجات و هى : مقال التقرير و خلفيته، الهدف من التقرير، حدود التقرير.


يمكن ان تشتمل المقدمه كذلك علي شرح موجز لاقسام التقرير، المقدمه لا تحتوى علي اي نتائج او توصيات او تفاصيل التقرير.


المقدمه لابد ان تكون قصيره بالنسبه لحجم التقرير. فمثلا ربما يصبح طول المقدمه فحدود 3 % من طول التقرير. فالتقارير المكونه من عشرات الصفحات ربما تكون المقدمه بها صفحه او اثنتين، و التقارير المكونه من ثلاثه او اربعه صفحات تكون مقدمتها بضعه اسطر.

■ قلب التقرير .


قلب التقرير هو اكبر عناصر التقرير و هو يتكون عاده من عده اجزاء او اقسام.


عاده لا يوضع عنوان باسم قلب التقرير و انما هو مصطلح مستعمل هنا لتسميه الاجزاء الوسطي فالتقرير.


قلب التقرير يشرح المقال بشيء من التفصيل و يوضح ما تم فعلة لحل المشكله و يوضح ايضا النتائج و تحليلها.


اقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعه التقرير، تقارير العمل التي تشرح ما تم عملة لحل مشكله او تحسين شيء ما تتضمن : (شرح المشكله بالتفصيل الخطوات التي تم اتباعها نتائج هذة الخطوات و مدلولاتها).

■ الاستنتاجات .


الاستنتاجات هى المعلومات التي استنبطناها من بيانات التقرير، ذلك القسم لابد ان يحتوى الاجابه علي السؤال الاساسى للتقرير، و ان تكون الاجابه نابعه من اجراءات العمل. فمثلا التقارير الاداريه ربما توضح تحسن الاداء او و جود فرص للاستثمار فصناعه ما .


ينبغى ان لا تحتوى الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها فالتقرير او استنتاجات ليست نابعه من نتائج التقرير.

■ التوصيات .


هى الحاجات التي نوصى بان يتم اجراؤها بناء علي ما استفدناة و استنتجناة من التقرير. فمثلا التقرير الذي يوضح خطه استراتيجيه ينتهى بتوصيه باتباع استراتيجيه من الاستراتيجيات التي عرضت فالتقرير، و التقرير الذي يقترح حلا لمشكله يجب ان ينتهى بتوصيه بتنفيذ احد الحلول.

■ اهميه التقارير التربويه .


1 – تدوين معدلات التحصيل الدراسي.


2 – تدوين ما يطرا علي المتعلمين من تغيرات اثناء العام الدراسي.


3 – متابعه اداء المعلمين و تحديد الاحتياجات الدراسية.


4 – متابعه تنظيم الخطط التربوية.


5 – متابعه كفايه الاجهزه و ضمان انتاجها.

■ نوعيات التقارير التربويه .


1 – تقارير اجتماعيه تحصيلية.


2 – تقارير تحليل نتائج اثناء فتره دراسية.


3 – تقارير متابعه المتعلمين المتميزين.


4 – تقارير متابعه بعض الحالات الاجتماعيه و النفسيه للمتعلمين.

■ ما ذا يعنى بالحاله التربويه فمفهوم التقرير التربوى ؟


1 – تشخيص مستوي تحصيل المتعلمين.


2 – تشخيص مستوي سلوك المتعلمين.


3 – تشخيص اداء المعلمين فالفصول.


4 – تشخيص اداء نظام تعليمي.

■ الوثائق الاداريه (تقرير اثبات حادثه حالة)


الغرض :


1- تزويد المنظمه باليه توضح التعرف علي المشكله كاداه لتحسين الجوده للكشف المبكر علي المشكله و منع المشكلات التي لها (او قد لها) نتيجه غير ملائمه علي العملاء او المستفيدين و التي تمثل خطرا محتملا عليهم.


2- معرفه مسؤوليات و صلاحيات جميع الافراد المشتركين فنشاط تقرير اثبات الحادثة.


3- التخطيط و تطبيق القياسات التصحيحيه عن طريق التعيين (التعريف) بواسطه التحليل الجذرى للسبب.


4- التطوير. فتقارير اثبات الحادثه تعتبر مقاييس حمايه (تمنع الحدوث).

■ التعريف .


1- الحادثه : هى الحادثه التي ليست متسقه مع العنايه الروتينيه بالمستفيد او التسهيلات التشغيليه الروتينيه التي تؤثر عكسيا او تهدد التاثير علي العميل او تؤدى الي فقد او ضرر اما شخصى او لملكيه المنظمه الادارية. الحادثه كذلك تتضمن اي حدث قد يؤدى الي نتيجه عكسيه او ادعاء ضد المنظمه الادارية.


2- تقرير اثبات حادثه (OVR) : هو نموذج داخلى يصدر لتوثيق الحادثه / الحدث بالتفصيل و فحوصات الحادثه و الفعل التصحيحى المتخذ.


3- الحدث السلبى : الحدث غير المرغوب فيه.


5- سوء التطبيق : هو التصرف غير النظامى او لا اخلاقى او تطبيق مهاره غير معقوله من قبل صاحب المهنه او الوظيفه الرسمية.


6- الخلاف : هى الحصول علي الاختلافات فنتائج عند قياس نفس الظاهره اكثر من مرة.


7- الاحداث الجسيمه : هى الاحداث غير المتوقع حدوثها فالمنظمه الادارية. و تسمي الحوادث بالجسيمه لانها تدعو للاستجابة، و الحاجه لتحقيق الرد الفوري.

■ السياسه .


1- مسئوليه المنظمه الاداريه كتابه تقرير مفصل فورى عن اي حدث يؤثر سلبا علي المستفيدين او المستهدفين.


2- نموذج تقرير اثبات الحادثه يدون عقب حدوث الحادثه و يسلم فورا للمسؤول فالمنظمه الادارية.


3- يستعمل تقرير اثبات حادثه لتوضيح الحقائق المحيطه بالحادثه و لا يستعمل للنقد او التخمين علي فعل الموظفين الذين لهم علاقه بالحادثة.


4- يفترض توثيق الفعل التصحيحى المتخذ لتقليل خطوره نتائج الحادثه و النتائج غير المرغوب فيها.


5- السريه :


1-5 : جميع تقارير اثبات الحادثه يجب ان تعامل و تحفظ بسريه و يتم الوصول لها عن طريق افراد مخولين.


2-5 : تقارير اثبات الحادثه لا تنسخ الا لاداره الجوده الشامله اذا كان هذا ضروريا.


3-5 : المعلومات التي يحتويها تقرير اثبات الحادثه لا تستعمل ضد اي فرد كاجراء تاديبى دون تطبيق نظام التاديب المعتمد.


4-5 : العاملون فالمنظمه الاداريه ليس لهم الحق فمناقشه او ابداء الراى حول الحادث مع اي عضو له صله بالحادثه ما لم يتم توضيح الحقائق من قبل الجهات المختصة.


5-5 : يستحسن مناقشه القضايا العامه ذات العلاقه بالحادثه فالبرامج التدريبيه التطويريه للعاملين.


6-5 : فبعض الحوادث لا يستخدم اسم الشخص المعين و يستعاض عن هذا برقم الهوية.

■ الوثائق الاداريه (المحضر) .


■ تعريف : المحضر .


المحضر هو سرد كتابى منظم يقوم بة المحرر، مما راة او سمعه، او احس بة خلال قيامة بواجبة الادارى بكل دقه و موضوعية.


محرر المحضر شخص ذو صلاحيات او و ظيفه محددة، ك: رجل الامن او قاضى التحقيق او مدير المؤسسه او مفتش ادارى او مشرف تربوي.


المرجعيه النظاميه : للمحضر قيمه قانونية، و لهذا لابد ان يحمل توقيعا محددا، و ذلك ينطبق علي كل الاشخاص المتعاملين مع الحدث و منهم الشهود و الخصوم.

■ نوعيات المحاضر .


ثمه نوعان رئيسان من المحاضر :


1. المحاضر المتعلقه بالشؤون الخاصة، ك: محضر مباحثات او مداولات مجلس الادارة، محضر الجمعيه العامه للمساهمين، محضر التحكيم بين مؤسستين، محضر الاجراءات التاديبية، محضر اجتماع مجلس المدرسه .. الخ.


2. المحاضر المتعلقه بالشؤون العمومية، ك: محضر ضبط مخالفه لقانون ما ، محضر التحقيق الذي يشرف علي تحريرة قاضى التحقيق او المفتش الاداري.

■ شروط تحرير المحضر .


1 سرد تفاصيل الحدث كما و قعت.


2 تحرى اكبر درجه من الدقه فاستخدام الالفاظ و المصطلحات و المفاهيم و تركيب الكلمات نحويا.


3 الالتزام باقصي قدر من المسؤوليه الاخلاقيه (الامانه العداله النزاهة) و الموضوعيه العلميه و التمحيص النظامي.

■ الوثائق الاداريه (عرض الحالة)


تعريف : عرض الحاله .


عرض الحاله : هى و ثيقه اداريه ينقل بها المرؤوس و قائع لترك اثر مكتوب، و لا يشتمل علي اقتراحات كالتقرير، و الغرض منة اطلاع المسؤول عن الحادث او الواقعة.

■ توثيق مسوده مشروع ملتقي (نموذج) .


■ النموذج المقترح .


1 عنوان الملتقى.


2 تمهيد.


3 هدف الملتقى.


4 محاور الملتقى.


5 الجهه الداعية.


6 الجهه الاشرافيه المعنيه بالتنفيذ.


7 الجهه التنفيذيه (المنفذة).


8 المجتمعون.


9 الموعد المقترح.


10 الزمن المقترح.


11 الموقع المقترح للتنفيذ.


12 فعاليات الملتقى.

  • المصطلحات التي تستعمل في التقارير


وثائق ادارية , تقارير تسهل عليك المشاكل