وثائق ادارية , تقارير تسهل عليك المشاكل

صورة وثائق ادارية , تقارير تسهل عليك المشاكل

pictures صورة

التقرير عبارة عن عرض للحقائق او الافكار المتعلقه بمقال معين او مشكلة معينة بكيفية سلسه سهلة ثم وضع الاقتراحات ذات الصله بالمقال بغرض مساعدة الجهات او الافراد الذين يحتاجون اليها في عملية اتخاذ القرارات.
وممكن تعريفة بصورة اخرى. فهو عبارة عن محتوي يصف حالة ما و صفا دقيقا محايدا يتطلب توفير كما مناسبا من البيانات و المعلومات، كما يتضمن بجانب وصف الحالة قدرا مناسبا من الاقتراحات.

■ اهداف التقارير الاداريه .
1 المساعدة على اتخاذ القرار من اثناء التزويد بالمعلومات.
2 التنسيق و الاتصال بين موظفى المؤسسة.
3 المتابعة لانشطه المؤسسة و المشاريع المنفذة.
4 الرقابه و تقييم الاداء.
5 اعطاء معلومات اداريه لازمه للعمل.
6 تفسير ظاهره مرتبطه بمستقبل العمل.
7 عرض افكار حديثة لتحسين العمل.
8 دراسه مشكلة محدده في بيئه العمل.
9 توثيق انشطه المؤسسات و المشروعات.

■ اهمية التقارير الاداريه .
1 زياده كفايه عمليات التخطيط الاداري.
2 تسهيل عملية التنسيق مع الجهات الاخرى.
3 تيسير عملية المتابعة و الرقابه مع كل الجهات.
4 توفير تغذيه راجعه من الجهات الاخرى.

■ مراحل اعداد التقرير الادارى .
ممكن تقسيم مراحل اعداد التقارير الاداريه الى ثلاث مراحل على النحو الاتى
1 مرحلة التحضير .. و تشتمل على
ا – تحديد الاطار العام للتقرير.
ب – تحديد الهدف من التقرير بدقة.
ج – تحديد الجهه التي سيوجة اليها التقرير.
د – تحديد المشكلة التي سيهتم بها التقرير.
ة – تحديد نوع و مصادر جمع البيانات للتقرير.
و – تحديد اساليب البيانات و تلخيصها و عرضها.
ز – تحديد مستويات اعداد التقرير و كتابتة و مراجعته.
ح – تقدير حجم التقرير.

2 مرحلة العمل في التقرير الادارى .. و تشتمل على
ا – صياغه اهداف التقرير.
ب – صياغه المشكلة او المقال الذى يمثل التقرير.
ج – تحديد العوامل و المتغيرات الخاصة بالمشكلة لمزيد من الدراسة.
د – دراسه العلاقه بين المتغيرات.
ة – اعداد و تنفيذ البيانات من مصادرها.
و – مراجعه البيانات.
ز – تحليل البيانات.
ح – التوصل الى نتائج محددة.
ط – تحديد المقترحات و محتوياتها.
ى – مراجعه اجزاء التقرير لوضع تصور نهائي.
ك – صياغه العنوان المناسب للتقرير.

3 مرحلة الكتابة و الاخراج .. و يراعي فيها
ا – الالتزام بقواعد اللغه العربية الفصحي و وضوح التعبير.
ب – تصحيح الاخطاء ان بدت بعد المراجعة.
د – التسلسل المنطقى في الكتابة.
ة – اشتمال التقرير على عنصر التشويق.
و – مناسبه حجم الخط و نوعه.
ز – توحيد النظام و الترقيم.
ط – مراجعه التقرير بشكل نهائى لاجراء التعديل اللازم.

■ الافتراضات الواجب اتباعها لكتابة التقارير الاداريه .
1 – اعداد القائمة التي سوف يتضمنها التقرير .. و هي مفتاحيه لكل نقطة.
2 – الفرز و يتضمن اضافه افكار حديثة .. و تحديد حجم التقرير.
3 – ترتيب بنود التقرير بحيث يشتمل على المقدمه المحتوي الخاتمة).
4 – كتابة التقرير في الوقت المناسب.
5 – التحرير مع المراجعه النهائية.

■ الامور التي ينبغى مراعاتها حين اعداد التقرير الادارى
ا – تحديد الهدف بحيث ممكن قياسة و انجازه، وان يصير و اقعيا و مقيدا بزمن محدد.
ب – تحديد الجهه المستفيده منه.

■ مواصفات التقرير الادارى الجيد .
1 – الايجاز.
2 – الدقه في الصياغة.
3 – سلامة اللغة.
4 – الدقه في التنظيم.
5 – الاهتمام بوصف الحالة بصورتها المجردة.
6 – القدره على الاقناع.
7 – دقه اسلوب العرض و التتابع المنطقى له.

■ تصميم التقارير الاداريه .
تصميم التقرير الادارى ربما يختلف من تقرير لاخر، بيد ان هنالك عناصر رئيسية للتقرير الادارى التي لابد من تثبيتها، بعض هذه العناصر لا يستعمل في حالة التقارير الاداريه القصيرة لعدم وجود الحاجة اليها، من المفيد معرفه هذه العناصر و كيفية كتابتها و فائدتها، و هذه العناصر لا علاقه لها بلغه التقرير فهي تستعمل باللغات المختلفة، مع الاخذ في الاعتبار انه في بعض المنظمات يصير هنالك متطلبات محدده في تصميم التقرير الادارى ربما تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي يفترض الالتزام بتلك المتطلبات.

■ ما هي عناصر التقرير الاداريه الاساسية
■ الغلاف .
فى حالة تقارير العمل الاداريه المعتاده ربما لا يوضع غلاف اصلا نتيجة ان تداول التقرير لن يصير عملية مستمره مدة طويله و غالبا ما يحتفظ بالتقرير في ملف و بالتالي لا يصير هنالك خوف من تلف التقرير، ربما يستعمل غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيرة جدا جدا او التي سيتم حفظها مدة طويله بشكل منفصل اي لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير اخرى= و ربما يستعمل كذلك الغلاف السميك في كهذه الحالات، فمثلا تقرير الزيارات اليومية سيصبح بدون غلاف، تقرير الاعمال السنويه او الخطة السنويه ربما يوضع له غلاف بلاستيكي، بالطبع في حالة التقارير الالكترونيه لن يصير هنالك غلاف.
فى حالة استعمال غلاف فلابد ان يصير من اليمكن التعرف على بيانات التقرير الاساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير؛ بمعنى انك يمكنك معرفه عنوان التقرير و اسم الشخص او الجهه التي اعدتة و تاريخ اصدارة او اعداده.
فى حالة استعمال غلاف سميك فسيصبح لزاما ان تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي، و في حالة استعمال غلاف بلاستيك شفاف فسيصبح من اليمكن رؤية صفحة العنوان التي تلى الغلاف ، و في حالة عدم وجود غلاف فان اول صفحة مرئيه تكون=صفحة العنوان و بالتالي يتم التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحة.

■ صفحة العنوان .
صفحة العنوان هي اول صفحة من صفحات التقرير الادارى الضخم و هذه الصفحة تمكننا من معرفه معلومات رئيسية عن التقرير بسرعة، لذلك فان صفحة العنوان لابد وان تحتوى على عنوان التقرير اسم معد التقرير و ظيفه معد التقرير اسم المنظمه التي صدر منها ذلك التقرير تاريخ اصدار التقرير).
اما تقارير العمل القصيرة اي المكونه من صفحة او صفحتين او ثلاث لا يوضع صفحة للعنوان و انما توضع هذه البيانات في اعلى الصفحة الاولي و هذا لان التقرير قصير و لا داعى لاضافه صفحة كاملة للعنوان، محتويات صفحة العنوان لابد من و جودها في اي تقرير سواء و ضعت في صفحة مستقله او في الصفحة الاولى.

■ الملخص .
الملخص كما هو و اضح من الاسم هو ملخص لما يحتوية التقرير الاداري، و للملخص و ظيفتان
■ اولا ان يعلم قارئ التقرير ان كان يحتاج ان يقرا ذلك التقرير ام لا.
■ ثانيا ان يعرف القارئ المعلومات الاساسية جدا جدا في التقرير كطبيعه الزيارات التي نفذت و النتائج الاستنتاجات و التوصيات و بالتالي ربما يكتفى به عن قراءه باقى التقرير او يقرر قراءه جزء محدد من التقرير.
الملخص ربما يوضع في صفحة العنوان اذا كان قصيرا لان ذلك يساعد القارئ على الاطلاع عليه سريعا.
اما في حالة التقارير الطويله التي يصير فيها الملخص في صفحة منفصله فالبعض يفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان و البعض يفضل و ضعة بعد جداول المحتويات و قوائم الجداول و المظاهر و الرموز اي و ضعة قبل المقدمة.
فى حالة عدم وجود تفضيل لدي الجهه التي يقدم لها التقرير فمن الاروع وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشره لانة ليس هنالك اسباب لان يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات و قوائم المظاهر لكي يصل الى الملخص الذى ربما يعرف منه انه لا يحتاج قراءه التقرير او ربما يستغنى بما في الملخص عن قراءه التقرير.
يوجد نوعان من الملخصات الملخص المعلوماتى و الملخص الوصفي.
1 الملخص المعلوماتى هو الذى تحدثنا عنه .
2 الملخص الوصفى يعطى فكرة سريعة عن ما يحتوية التقرير و لكنة لا يلخص البحث نفسة و لا يوضح النتائج. الملخص المعلوماتى يستعمل اكثر من الملخص الوصفى و لكن ربما تجد بعض المجلات العلميه التي تستعمل الملخص الوصفي.

■ جدول المحتويات .
جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدا بها كل قسم من اقسام التقرير بحيث يصير من السهل الوصول الى اقسام معينة مباشرة، و هو يوضح كذلك للقارئ الاقسام المختلفة للتقرير.
جدول المحتويات يحتوى اسماء اقسام او فصول البحث او التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير, و ينبغى اتباع اسلوب ثابت في عرض الاقسام الفرعيه او العناوين الفرعيه في جدول المحتويات.
جدول المحتويات لا يستعمل عاده في التقارير القصيرة لانة في هذه الحالة يصير تصفح التقرير امرا سهلا.

■ قائمة المظاهر .
عندما يحتوى التقرير على عدد كبير من المظاهر التوضيحيه خمسه او اكثر يصير من المفضل وضع قائمة خاصة للاشكال.
قائمة المظاهر مشابهه لجدول المحتويات غير انها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل.

■ قائمة الجداول .
قائمة الجداول مشابهه تماما لقائمة المظاهر و لكنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول. احيانا يتم وضع القائمتين في نفس الصفحة تحت مسمي قائمة المظاهر و الجداول.
قائمة الجداول و المظاهر تساعدان على الوصول الى جدول ما او مظهر ما بسرعه بدلا من تصفح التقرير او جزء منه للوصول الى مظهر ما او جدول ما ، و هي مطلوبه غالبا في تقارير العمل الطويله و التي ربما تستعمل مدة طويله كدراسات الجدوي و التخطيط الاستراتيجى و ما الى ذلك.

■ قائمة الرموز او قائمة المصطلحات .
قائمة الرموز تستعمل في التقارير الاداريه التي تحتوى على العديد من الرموز كاستعمال س للتعبير عن السرعه و م للتعبير عن المسافه و هكذا، و خاصة في حالة التعامل مع مؤسسات اخرى.

■ المقدمه .
المقدمه يجب ان توضح ثلاثه حاجات و هي مقال التقرير و خلفيته، الهدف من التقرير، حدود التقرير.
ممكن ان تشتمل المقدمه ايضا على شرح موجز لاقسام التقرير، المقدمه لا تحتوى على اي نتائج او توصيات او تفاصيل التقرير.
المقدمه لابد ان تكون=قصيرة بالنسبة لحجم التقرير. فمثلا ربما يصير طول المقدمه في حدود 3 من طول التقرير. فالتقارير المكونه من عشرات الصفحات ربما تكون=المقدمه فيها صفحة او اثنتين، و التقارير المكونه من ثلاثه او اربعه صفحات تكون=مقدمتها بضعه اسطر.

■ قلب التقرير .
قلب التقرير هو اكبر عناصر التقرير و هو يتكون عاده من عده اجزاء او اقسام.
عاده لا يوضع عنوان باسم قلب التقرير و انما هو مصطلح مستعمل هنا لتسميه الاجزاء الوسطي في التقرير.
قلب التقرير يشرح المقال بشيء من التفصيل و يوضح ما تم فعلة لحل المشكلة و يوضح كذلك النتائج و تحليلها.
اقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعه التقرير، تقارير العمل التي تشرح ما تم عملة لحل مشكلة او تحسين شيء ما تتضمن شرح المشكلة بالتفصيل الخطوات التي تم اتباعها نتائج هذه الخطوات و مدلولاتها).

■ الاستنتاجات .
الاستنتاجات هي المعلومات التي استنبطناها من بيانات التقرير، ذلك القسم لابد ان يحتوى الاجابه على السؤال الاساسى للتقرير، وان تكون=الاجابه نابعه من اجراءات العمل. فمثلا التقارير الاداريه ربما توضح تحسن الاداء او وجود فرص للاستثمار في صناعه ما .
ينبغى ان لا تحتوى الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها في التقرير او استنتاجات ليست نابعه من نتائج التقرير.

■ التوصيات .
هى الحاجات التي نوصى بان يتم اجراؤها بناء على ما استفدناة و استنتجناة من التقرير. فمثلا التقرير الذى يوضح خطة استراتيجيه ينتهى بتوصيه باتباع استراتيجيه من الاستراتيجيات التي عرضت في التقرير، و التقرير الذى يقترح حلا لمشكلة يجب ان ينتهى بتوصيه بتنفيذ احد الحلول.

■ اهمية التقارير التربويه .
1 – تدوين معدلات التحصيل الدراسي.
2 – تدوين ما يطرا على المتعلمين من تغيرات اثناء العام الدراسي.
3 – متابعة اداء المعلمين و تحديد الاحتياجات الدراسية.
4 – متابعة تنظيم الخطط التربوية.
5 – متابعة كفايه الاجهزة و ضمان انتاجها.

■ نوعيات التقارير التربويه .
1 – تقارير اجتماعيه تحصيلية.
2 – تقارير تحليل نتائج اثناء فتره دراسية.
3 – تقارير متابعة المتعلمين المتميزين.
4 – تقارير متابعة بعض الحالات الاجتماعيه و النفسيه للمتعلمين.

■ ماذا يعني بالحالة التربويه في مفهوم التقرير التربوى
1 – تشخيص مستوي تحصيل المتعلمين.
2 – تشخيص مستوي سلوك المتعلمين.
3 – تشخيص اداء المعلمين في الفصول.
4 – تشخيص اداء نظام تعليمي.

■ الوثائق الاداريه تقرير اثبات حادثه حالة)
الغرض
1 تزويد المنظمه باليه توضح التعرف على المشكلة كاداه لتحسين الجوده للكشف المبكر على المشكلة و منع المشكلات التي لها او قد لها نتيجة غير ملائمه على العملاء او المستفيدين و التي تمثل خطرا محتملا عليهم.
2 معرفه مسؤوليات و صلاحيات كل الافراد المشتركين في نشاط تقرير اثبات الحادثة.
3 التخطيط و تطبيق القياسات التصحيحيه عن طريق التعيين التعريف بواسطه التحليل الجذرى للسبب.
4 التطوير. فتقارير اثبات الحادثه تعتبر مقاييس حماية تمنع الحدوث).

■ التعريف .
1 الحادثه هي الحادثه التي ليست متسقه مع العنايه الروتينيه بالمستفيد او التسهيلات التشغيليه الروتينيه التي تؤثر عكسيا او تهدد التاثير على العميل او تؤدى الى فقد او ضرر اما شخصى او لملكيه المنظمه الادارية. الحادثه ايضا تتضمن اي حدث قد يؤدى الى نتيجة عكسيه او ادعاء ضد المنظمه الادارية.
2 تقرير اثبات حادثه OVR هو نموذج داخلى يصدر لتوثيق الحادثه / الحدث بالتفصيل و فحوصات الحادثه و الفعل التصحيحى المتخذ.
3 الحدث السلبى الحدث غير المرغوب فيه.
5 سوء التطبيق هو التصرف غير النظامي او لا اخلاقى او تطبيق مهاره غير معقوله من قبل صاحب المهنه او الوظيفه الرسمية.
6 الخلاف هي الحصول على الاختلافات في نتائج عند قياس نفس الظاهره اكثر من مرة.
7 الاحداث الجسيمه هي الاحداث غير المتوقع حدوثها في المنظمه الادارية. و تسمي الحوادث بالجسيمه لانها تدعو للاستجابة، و الحاجة لتحقيق الرد الفوري.

■ السياسة .
1 مسئوليه المنظمه الاداريه كتابة تقرير مفصل فورى عن اي حدث يؤثر سلبا على المستفيدين او المستهدفين.
2 نموذج تقرير اثبات الحادثه يدون عقب حدوث الحادثه و يسلم فورا للمسؤول في المنظمه الادارية.
3 يستعمل تقرير اثبات حادثه لتوضيح الحقائق المحيطه بالحادثه و لا يستعمل للنقد او التخمين على فعل الموظفين الذين لهم علاقه بالحادثة.
4 يفترض توثيق الفعل التصحيحى المتخذ لتقليل خطوره نتائج الحادثه و النتائج غير المرغوب فيها.
5 السريه
1-5 كل تقارير اثبات الحادثه يجب ان تعامل و تحفظ بسريه و يتم الوصول لها عن طريق افراد مخولين.
2-5 تقارير اثبات الحادثه لا تنسخ الا لادارة الجوده الشامله اذا كان هذا ضروريا.
3-5 المعلومات التي يحتويها تقرير اثبات الحادثه لا تستعمل ضد اي فرد كاجراء تاديبى دون تطبيق نظام التاديب المعتمد.
4-5 العاملون في المنظمه الاداريه ليس لهم الحق في مناقشه او ابداء الراى حول الحادث مع اي عضو له صله بالحادثه ما لم يتم توضيح الحقائق من قبل الجهات المختصة.
5-5 يستحسن مناقشه القضايا العامة ذات العلاقه بالحادثه في البرامج التدريبيه التطويريه للعاملين.
6-5 في بعض الحوادث لا يستخدم اسم الشخص المعين و يستعاض عن هذا برقم الهوية.

■ الوثائق الاداريه المحضر .
■ تعريف المحضر .
المحضر هو سرد كتابي منظم يقوم به المحرر، مما راة او سمعه، او احس به خلال قيامة بواجبة الادارى بكل دقه و موضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات او و ظيفه محددة، ك: رجل الامن او قاضى التحقيق او مدير المؤسسة او مفتش ادارى او مشرف تربوي.
المرجعيه النظاميه للمحضر قيمه قانونية، و لهذا لابد ان يحمل توقيعا محددا، و ذلك ينطبق على كل الاشخاص المتعاملين مع الحدث و منهم الشهود و الخصوم.

■ نوعيات المحاضر .
ثمه نوعان رئيسان من المحاضر
1. المحاضر المتعلقه بالشؤون الخاصة، ك: محضر مباحثات او مداولات مجلس الادارة، محضر الجمعيه العامة للمساهمين، محضر التحكيم بين مؤسستين، محضر الاجراءات التاديبية، محضر اجتماع مجلس المدرسة .. الخ.
2. المحاضر المتعلقه بالشؤون العمومية، ك: محضر ضبط مخالفه لقانون ما ، محضر التحقيق الذى يشرف على تحريرة قاضى التحقيق او المفتش الاداري.

■ شروط تحرير المحضر .
1 سرد تفاصيل الحدث كما و قعت.
2 تحرى اكبر درجه من الدقه في استخدام الالفاظ و المصطلحات و المفاهيم و تركيب الكلمات نحويا.
3 الالتزام باقصي قدر من المسؤوليه الاخلاقيه الامانه العداله النزاهة و الموضوعيه العلميه و التمحيص النظامي.

■ الوثائق الاداريه عرض الحالة)
تعريف عرض الحالة .
عرض الحالة هي و ثيقه اداريه ينقل فيها المرؤوس و قائع لترك اثر مكتوب، و لا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، و الغرض منه اطلاع المسؤول عن الحادث او الواقعة.

■ توثيق مسوده مشروع ملتقي نموذج .
■ النموذج المقترح .
1 عنوان الملتقى.
2 تمهيد.
3 هدف الملتقى.
4 محاور الملتقى.
5 الجهه الداعية.
6 الجهه الاشرافيه المعنيه بالتنفيذ.
7 الجهه التنفيذيه المنفذة).
8 المجتمعون.
9 الموعد المقترح.
10 الزمن المقترح.
11 الموقع المقترح للتنفيذ.
12 فعاليات الملتقى.

  • المصطلحات التي تستعمل في التقارير

323 مشاهدة