تعلم اصول الكتابة معنا , كتابة الخطاب

تعلم اصول الكتابه معنا, كتابه الخطاب

 



ما هو الخطاب


الخطاب: هو تعبير عن فكره او قضيه بلفظ معين تلزم للتعبير، و هو معلومات يريد فيها المرسل (الكاتب) ان ينقلها بصورتة الخاصه الي الجهه الموجهه اليها (القارئ) تحتوى علي كلام لفظى او خطاب نفسى للافهام، و يسمي احيانا ب (المعروض) او (الطلب).


انواع الخطاب


تختلف الخطابات حسب الجهه الموجهه اليها و حسب حاجه المرسل منها فهى تحمل نوعياتا متعدده ك:


الخطابات الرسمية


تتعدد المضامين فالخطابات الرسميه و تنطبق عليها القواعد التي تلزم فتحرير الخطاب و هى تتضمن الانواع الاتية:

خطاب الطلب: يقوم بتحريرة من يبحث عن و ظيفه و تحمل فمضمونها رساله شرح، و ترجمه للسيره الذاتية، و تتضمن تعريف المرسل (طالب الوظيفة) و شرح تفصيلى عن حياتة الاكاديميه او العمليه مع مضمون الرساله و الطلب، و يتكون عاده من صفحتين الي ثلاث صفحات، حيث ان الطلب يحدد الوظيفه التي يرغب مرسل الخطاب ان يحظي بها، و يصبح توضيح الخبرات الاكاديميه و العمليه متناسبه مع طلب التوظيف.


خطاب التظلم: يتم كتابه خطاب التظلم للفت نظر المستلم بمشكلتة ليتخذ حيالها اجراء صحيحا تجاهها، و اظهار عدم الرضا فمثل ذلك الخطاب امرا مقبولا، و لكن دون اظهار السخريه و الغضب و العبارات اللاذعة، فتكون نبره الخطاب و اضافه مبررات المشكله بشكل لبق و مؤدب صارم فالوقت ذاته، و اذا لم يكن لها مبرر فيجب شرح المشكله بصوره لبقه مع بيان الاسباب التي دفعت المخاطب لكتابه خطاب التظلم، لذلك تعرض الشكوي فالعنوان بشكل و اضح، مع اضافه المعلومات التي تحتاجها الجهه المرسل اليها لاتخاذ القرار، كتواريخ او صور او فواتير، و فالختام يتم التماس الرد من المخاطب بشكل لطيف.


خطاب البيع: يهدف الي اقناع الجهه المرسل اليها بشراء سلعه ما ، و تقوم بة الشركات فبعض الاحيان بارسال الخطابات بشكل متكرر، بحيث يتضمن ذلك النوع من الخطابات عده عناصر مهمه لتشد انتباة القارئ و تحفزة علي شراء السلعه و تكون بدايه الخطاب او عنوانة يتضمن قوه التاثير فترويج السلعه و الاقناع بها.


خطاب التذكير: تهدف هذة الخطابات التي ترسلها الشركات الي التذكير فالحصول علي المستحقات من العملاء و المرسل اليهم؛ لان الاعمال التجاريه لا تنجح ما لم يستلم اصحاب الشركات المستحقات و ثمن السلع و البضائع المبيعة، و يصاغ ذلك الخطاب باسلوب لا يثير ازعاج العملاء و غضبهم؛ فتكون بشكل توددى متفهم يتوخي من خلالة محرر الخطاب الحذر فانتقاء العبارات و مطالبتهم بالدفع مع عدم نسيان تحديد المبلغ و فتره التاخير فالدفع، مع الاشاره بان تسديد الفواتير سيساعد العميل بالمحافظه علي الاستمراريه فالتعامل الانتمائى و التاخير فذلك سيتخذ فية اجراءات اخري تتخذ حيال ذلك.

الخطابات الشخصية


وهذة الخطابات اقل رسميه من السابقة، و قواعدها تختلف من الخطابات الرسميه و لكن يجب بها كذلك الالتزام بقواعد معينه و تخرج عند ارسال الدعوات او الرد علي دعوات موجهه و تحتوى علي عده نوعيات من الخطابات، مثل:

الدعوات: تختلف سبب الدعوات فمثل ذلك النوع فتكون دعوات رسميه و غير رسمية، كدعوات حفل الزفاف او دعوات موجهه باسم مجموعه لمناسبه معينة، فيصبح عنوانها بشكل رسمى و يتم بها تحديد نوع المناسبه و تاريخ حدوثها، و فحال توقع رد من الخطاب يكتب فاسفل الخطاب (اتمني منكم الرد)، مع ترك مسافه فاسفل الصفحه من الرقعه اليسري فيها، يكتب كهذة الخطابات باليد و تكون بلغه و ديه اكثر من الخطابات الرسمية، و يشمل متن الخطاب المناسبه و اسباب الدعوه و تختم بالخاتمه و التوقيع.


خطاب الشكر: هى عباره عن خطاب موجز يشكر المرسل فية المخاطب، و يقدم فية مجاملاتة و دعوه بسيطه مثلا قبول حضور دعوه عشاء او هديه من نوع بسيط او اي شكل من اشكال التعبير عن الشكر و الامتنان للمرسل اليه، و يذكر بها التعبير عن مكارم اخلاقة و حسن احساسة فالمعروف الذي اسدى الية من قبلة مع اضفاء احساس الكاتب محرر الخطاب بانة يخاطبة شخصيا، و تكتب فالاغلب بخط اليد مع اضافه و رق او بطاقات شكر معينة.


خطابات شخصيه للتعارف او خطاب متبادل بين الاصدقاء و لا تحمل قواعد معينه لمثلها و الغرض من كتابتها تبادل الخواطر و المشاعر و الافكار و الاطمئنان علي اخبار الاصدقاء، و تتيح لهم فرصه للتعارف و التودد لاشخاص فخارج البلدان او فمؤسسات اخري و ربما تنشا من خلالها علاقه صداقه قوية.

كيفية كتابه الخطاب


محتويات اساسيه فكتابه الخطاب


مهما اختلفت نوعيات الخطابات الرسميه و غير الرسميه فهنالك عده خطوات و شروط فكتابه الخطاب حتي يصبح بشكل سليم و اكثر و ضوحا؛ فالخطاب الجيد يجب ان يحتوى على:

اليوم و التاريخ، و يصبح اعلي الصفحه من جهه اليسار.


المرسل اليه، و يتوسط الصفحه مع اضافه الفاظ تليق بالمرسل الية مثل، ( السيد/.. الموقر، الاستاذ مدير شركة../… المحترم) و غيرذلك من الالفاظ اللبقة.


التحية، و هى عباره عن جمله بسيطه توضع اسفل اسم المرسل الية و تكون تحمل دلالات منسقه بشكل لطيف.


مقدمه بعد التحية، و تكون تحتوى علي دلاله فطلب النظر للخطاب المقدم.


سبب الخطاب، و يشرح فية المرسل حاله الخطاب و سببه.


الدعاء للمرسل اليه، و يصبح بعد شرح سبب توجية الخطاب و يحمل لفت الانتباة و النظر للخطاب


تحيه النهاية، و تحمل كلمات الشكر فتلطفهم بالنظر للخطاب المرسل و ختم الخطاب بدلالات موجزة.


معلومات شخصية، يذكر بها مقدم الخطاب معلومات موجزه عنة للتواصل و الرد علي الخطاب الموجه.

اجزاء كتابه الخطاب


يشمل كتابه الخطاب علي اجزاء يجب تتبعها فالخطابات الرسميه و غير الرسمية، و هي:

يجب ان يشمل الخطاب علي الترويسة، و تحتوى علي عنوان المرسل، و اليوم و التاريخ، و تتكون من ثلاثه سطور علي جهه اليسار من اعلي الصفحة، يصبح اليوم و التاريخ فالسطر الاول و الرمز البريدى فالسطر الثاني؛ اما فالسطر الثالث فيصبح بة عنوان المرسل و اسم المنطقة، و لكن لا يتوافر العنوان و اسم المنطقه فالخطابات غير الرسميه و يكتفي فيها فالخطاب الرسمي.


ويحتوى كذلك علي عنوان داخلي، و هو عباره عن اسم و عنوان المرسل الية (المخاطب)، و يكتب ذلك العنوان الداخلى كذلك فثلاثه سطور و تكون فاعلي الصفحه من جهه اليمين؛ بحيث يصبح اسم الدوله المقيم بها فالسطر الاول، و فالسطر الثاني يصبح الجهه التي يعمل فيها المرسل اليه، و يحتوى السطر الثالث علي الرمز البريدى الخاص بالمرسل الية او اسمه.


يشمل الخطاب علي الاستهلال و التحية، و يصبح اسفل ذلك العنوان اسم المرسل الية و تشمل بعض الاختصارات التي تليق باسم المرسل الية كالشخصيات الكبيره علي و جة الخصوص فيكتب، (سيادة، معالي، الاستاذ و زير..) و يصبح اسفل العناوين بسطرين، و اذا كانت الجهه غير معروفه او خطاب مرسل لمؤسسه فيصبح الخطاب مستهلا بلفط (سعاده الاستاذ/ه مدير شركة..)، اما فالخطابات الشخصيه غير الرسميه فيكوت بالمؤاخاه (اخي، اختي) او الكنيه و غيرة من الاستهلالات المستحبة.


مقال الخطاب و متنه، يتضمن فية الغرض المطلوب من كتابه الخطاب و يصبح مقدرا حسب الاسباب =ما بين سطرين الي ثلاثه سطور و يترك فراغ بين الفقره و الاخري مسافه سطر و احد.


خاتمه الخطاب، و هى عكس الاستهلال فهى توديع المخاطب بكلمات مناسبه للتحيه و الاستهلال و يستوجب بها الدعاء بدرجه من الرسميه المطلوبة، فاذا كان المخاطب (سعاده الدكتور) يصبح الختام ب (المخلص لكم، بكل و فاء) و تتناسب جميع علي حدي مع الجهه الموجهه اليها، اما مع الخطابات الشخصيه غير الرسميه فتتناسب معة مصطلحات مغايره مثل، (مع اطيب التمنيات لكم، خالص و دي، احر تمنياتي)، و تكون الخاتمه بعد سطرين من مقال الخطاب، و تنتهى بالفاصلة.


يصبح فنهايه الخطاب توقيع محرر الخطاب و اسمة و يكتب بخط اليد تحت خاتمه الخطاب، و يصبح اسمة مطبوعا علي مسافه خمسه اسطر و يتم التوقيع اسفل الاسم، او بين الخاتمه و الاسم فالمساحه الفارغه بينهما.


فى الظرف الخارجى يجب ان يماثل عنوانة العنوان الداخلى الذي كتب فالخطاب، و يكتب العنوان و سط الظرف و يصبح عباره عن ثلاث اسطر، ففى السطر الاول اسم المرسل الية مع التوقير، و السطر الثاني يشمل مقال الخطاب معنونا، و فالسطر الاخير يكتب الرمز البريدى مع اسم المنطقة، و لا يترك فراغ و سطور فالعنوان الخارجى فالظرف.

وبهذة الطرق البسيطه يصبح الخطاب مستوفيا الشروط الكامله فالكتابه و يصبح و اضحا غير مبهم علي المستقبل حيث يتوجب علي المرسل ان يشمل خطابة موضوعا و احدا حتي لا يهمل الخطاب و يحصل علي الرد المرجو الحصول علية من الجهه المرسل اليها.


تعلم اصول الكتابة معنا , كتابة الخطاب