تعلم اصول الكتابة معنا , كتابة الخطاب

تعلم اصول الكتابة معنا,

 


كتابة الخطاب

 


ما هو الخطاب

الخطاب: هو تعبير عن فكرة او قضية بلفظ معين تلزم للتعبير،

 


وهو معلومات يريد فيها المرسل الكاتب ان ينقلها بصورتة الخاصة الى الجهه الموجهه اليها القارئ تحتوى على كلام لفظى او خطاب نفسي للافهام،

 


ويسمي احيانا ب المعروض او الطلب).

انواع الخطاب

تختلف الخطابات حسب الجهه الموجهه اليها و حسب حاجة المرسل منها فهي تحمل نوعياتا متعدده ك:

الخطابات الرسمية

تتعدد المضامين فالخطابات الرسمية و تنطبق عليها القواعد التي تلزم فتحرير الخطاب و هي تتضمن الانواع الاتية:

خطاب الطلب: يقوم بتحريرة من يبحث عن و ظيفه و تحمل فمضمونها رساله شرح،

 


وترجمة للسيره الذاتية،

 


وتتضمن تعريف المرسل طالب الوظيفة و شرح تفصيلى عن حياتة الاكاديميه او العملية مع مضمون الرساله و الطلب،

 


ويتكون عاده من صفحتين الى ثلاث صفحات،

 


حيث ان الطلب يحدد الوظيفه التي يرغب مرسل الخطاب ان يحظي بها،

 


ويصبح توضيح الخبرات الاكاديميه و العملية متناسبه مع طلب التوظيف.

خطاب التظلم: يتم كتابة خطاب التظلم للفت نظر المستلم بمشكلتة ليتخذ حيالها اجراء صحيحا تجاهها،

 


واظهار عدم الرضا فمثل ذلك الخطاب امرا مقبولا،

 


ولكن دون اظهار السخريه و الغضب و العبارات اللاذعة،

 


فتكون نبره الخطاب و اضافه مبررات المشكلة بشكل لبق و مؤدب صارم فالوقت ذاته،

 


واذا لم يكن لها مبرر فيجب شرح المشكلة بصورة لبقه مع بيان الاسباب التي دفعت المخاطب لكتابة خطاب التظلم،

 


لذا تعرض الشكوي فالعنوان بشكل و اضح،

 


مع اضافه المعلومات التي تحتاجها الجهه المرسل اليها لاتخاذ القرار،

 


مثل تواريخ او صور او فواتير،

 


وفى الختام يتم التماس الرد من المخاطب بشكل لطيف.

خطاب البيع: يهدف الى اقناع الجهه المرسل اليها بشراء سلعه ما ،

 


وتقوم فيه الشركات فبعض الاحيان بارسال الخطابات بشكل متكرر،

 


بحيث يتضمن ذلك النوع من الخطابات عده عناصر مهمه لتشد انتباة القارئ و تحفزة على شراء السلعه و تكون بداية الخطاب او عنوانة يتضمن قوه التاثير فترويج السلعه و الاقناع بها.

خطاب التذكير: تهدف هذي الخطابات التي ترسلها الشركات الى التذكير فالحصول على المستحقات من العملاء و المرسل اليهم؛

 


لان الاعمال التجاريه لا تنجح ما لم يستلم اصحاب الشركات المستحقات و ثمن السلع و البضائع المبيعة،

 


ويصاغ ذلك الخطاب باسلوب لا يثير ازعاج العملاء و غضبهم؛

 


فتكون بشكل توددى متفهم يتوخي من خلالة محرر الخطاب الحذر فانتقاء العبارات و مطالبتهم بالدفع مع عدم نسيان تحديد المبلغ و فتره التاخير فالدفع،

 


مع الاشاره بان تسديد الفواتير سيساعد العميل بالمحافظة على الاستمراريه فالتعامل الانتمائى و التاخير فذلك سيتخذ به اجراءات ثانية =تتخذ حيال ذلك.

الخطابات الشخصية

وهذه الخطابات اقل رسمية من السابقة،

 


وقواعدها تختلف من الخطابات الرسمية و لكن يجب بها كذلك الالتزام بقواعد معينة و تخرج عند ارسال الدعوات او الرد على دعوات موجهه و تحتوى على عده نوعيات من الخطابات،

 


مثل:

الدعوات: تختلف سبب الدعوات فمثل ذلك النوع فتكون دعوات رسمية و غير رسمية،

 


مثل دعوات حفل الزفاف او دعوات موجهه باسم مجموعة لمناسبه معينة،

 


فيصبح عنوانها بشكل رسمي و يتم بها تحديد نوع المناسبه و تاريخ حدوثها،

 


وفى حال توقع رد من الخطاب يكتب فاسفل الخطاب اتمني منكم الرد)،

 


مع ترك مسافه فاسفل الصفحة من الرقعه اليسري فيها،

 


يكتب كهذه الخطابات باليد و تكون بلغه و ديه اكثر من الخطابات الرسمية،

 


ويشمل متن الخطاب المناسبه و اسباب الدعوه و تختم بالخاتمه و التوقيع.

خطاب الشكر: هي عبارة عن خطاب موجز يشكر المرسل به المخاطب،

 


ويقدم به مجاملاتة و دعوه بسيطة مثلا قبول حضور دعوه عشاء او هديه من نوع بسيط او اي شكل من اشكال التعبير عن الشكر و الامتنان للمرسل اليه،

 


ويذكر بها التعبير عن مكارم اخلاقة و حسن احساسة فالمعروف الذي اسدى الية من قبلة مع اضفاء احساس الكاتب محرر الخطاب بانه يخاطبة شخصيا،

 


وتكتب فالاغلب بخط اليد مع اضافه ورق او بطاقات شكر معينة.

خطابات شخصيه للتعارف او خطاب متبادل بين الاصدقاء و لا تحمل قواعد معينة لمثلها و الغرض من كتابتها تبادل الخواطر و المشاعر و الافكار و الاطمئنان على اخبار الاصدقاء،

 


وتتيح لهم فرصه للتعارف و التودد لاشخاص فخارج البلدان او فمؤسسات ثانية =و ربما تنشا من خلالها علاقه صداقه قوية.

كيفية كتابة الخطاب

محتويات رئيسية فكتابة الخطاب

مهما اختلفت نوعيات الخطابات الرسمية و غير الرسمية فهنالك عده خطوات و شروط فكتابة الخطاب حتي يصبح بشكل سليم و اكثر و ضوحا؛

 


فالخطاب الجيد يجب ان يحتوى على:

اليوم و التاريخ،

 


ويصبح اعلي الصفحة من جهه اليسار.

المرسل اليه،

 


ويتوسط الصفحة مع اضافه الفاظ تليق بالمرسل الية مثل،

 


السيد/..

 


الموقر،

 


الاستاذ مدير شركة../… المحترم و غيرذلك من الالفاظ اللبقة.

التحية،

 


وهي عبارة عن جمله بسيطة توضع اسفل اسم المرسل الية و تكون تحمل دلالات منسقه بشكل لطيف.

مقدمه بعد التحية،

 


وتكون تحتوى على دلاله فطلب النظر للخطاب المقدم.

سبب الخطاب،

 


ويشرح به المرسل حالة الخطاب و سببه.

الدعاء للمرسل اليه،

 


ويصبح بعد شرح سبب توجية الخطاب و يحمل لفت الانتباة و النظر للخطاب

تحيه النهاية،

 


وتحمل كلمات الشكر فتلطفهم بالنظر للخطاب المرسل و ختم الخطاب بدلالات موجزة.

معلومات شخصية،

 


يذكر بها مقدم الخطاب معلومات موجزه عنه للتواصل و الرد على الخطاب الموجه.

اجزاء كتابة الخطاب

يشمل كتابة الخطاب على اجزاء يجب تتبعها فالخطابات الرسمية و غير الرسمية،

 


وهي:

يجب ان يشمل الخطاب على الترويسة،

 


وتحتوى على عنوان المرسل،

 


واليوم و التاريخ،

 


وتتكون من ثلاثه سطور على جهه اليسار من اعلي الصفحة،

 


يصبح اليوم و التاريخ فالسطر الاول و الرمز البريدى فالسطر الثاني؛

 


اما فالسطر الثالث فيصبح فيه عنوان المرسل و اسم المنطقة،

 


ولكن لا يتوافر العنوان و اسم المنطقة فالخطابات غير الرسمية و يكتفي فيها فالخطاب الرسمي.

ويحتوى كذلك على عنوان داخلي،

 


وهو عبارة عن اسم و عنوان المرسل الية المخاطب)،

 


ويكتب ذلك العنوان الداخلى كذلك فثلاثه سطور و تكون فاعلي الصفحة من جهه اليمين؛

 


بحيث يصبح اسم الدوله المقيم بها فالسطر الاول،

 


وفى السطر الثاني يصبح الجهه التي يعمل فيها المرسل اليه،

 


ويحتوى السطر الثالث على الرمز البريدى الخاص بالمرسل الية او اسمه.

يشمل الخطاب على الاستهلال و التحية،

 


ويصبح اسفل ذلك العنوان اسم المرسل الية و تشمل بعض الاختصارات التي تليق باسم المرسل الية كالشخصيات ال كبار على و جة الخصوص فيكتب،

 


(سيادة،

 


معالي،

 


الاستاذ و زير.. و يصبح اسفل العناوين بسطرين،

 


واذا كانت الجهه غير معروفة او خطاب مرسل لمؤسسة فيصبح الخطاب مستهلا بلفط سعادة الاستاذ/ه مدير شركة..)،

 


اما فالخطابات الشخصيه غير الرسمية فيكوت بالمؤاخاه اخي،

 


اختي او الكنيه و غيرة من الاستهلالات المستحبة.

مقال الخطاب و متنه،

 


يتضمن به الغرض المطلوب من كتابة الخطاب و يصبح مقدرا حسب الاسباب =ما بين سطرين الى ثلاثه سطور و يترك فراغ بين الفقره و الثانية =مسافه سطر واحد.

خاتمه الخطاب،

 


وهي عكس الاستهلال فهي توديع المخاطب بكلمات مناسبه للتحيه و الاستهلال و يستوجب بها الدعاء بدرجه من الرسمية المطلوبة،

 


فاذا كان المخاطب سعادة الدكتور يصبح الختام ب المخلص لكم،

 


بكل و فاء و تتناسب جميع على حدي مع الجهه الموجهه اليها،

 


اما مع الخطابات الشخصيه غير الرسمية فتتناسب معه مصطلحات مغايره مثل،

 


(مع اطيب التمنيات لكم،

 


خالص و دي،

 


احر تمنياتي)،

 


وتكون الخاتمه بعد سطرين من مقال الخطاب،

 


وتنتهى بالفاصلة.

يصبح فنهاية الخطاب توقيع محرر الخطاب و اسمه و يكتب بخط اليد تحت خاتمه الخطاب،

 


ويصبح اسمه مطبوعا على مسافه خمسه اسطر و يتم التوقيع اسفل الاسم،

 


او بين الخاتمه و الاسم فالمساحه الفارغه بينهما.

فى الظرف الخارجى يجب ان يماثل عنوانة العنوان الداخلى الذي كتب فالخطاب،

 


ويكتب العنوان و سط الظرف و يصبح عبارة عن ثلاث اسطر،

 


ففى السطر الاول اسم المرسل الية مع التوقير،

 


والسطر الثاني يشمل مقال الخطاب معنونا،

 


وفى السطر الاخير يكتب الرمز البريدى مع اسم المنطقة،

 


ولا يترك فراغ و سطور فالعنوان الخارجى فالظرف.

وبهذه الطرق البسيطة يصبح الخطاب مستوفيا الشروط الكاملة فالكتابة و يصبح و اضحا غير مبهم على المستقبل حيث يتوجب على المرسل ان يشمل خطابة موضوعا واحدا حتي لا يهمل الخطاب و يحصل على الرد المرجو الحصول عليه من الجهه المرسل اليها.

402 مشاهدة

تعلم اصول الكتابة معنا , كتابة الخطاب