تعلم اصول الكتابة معنا, كتابة الخطاب
ما هو الخطاب
الخطاب: هو تعبير عن فكرة او قضية بلفظ معين تلزم للتعبير، وهو معلومات يريد بها
المرسل (الكاتب) ان ينقلها بصورته الخاصة الى الجهة الموجهة اليها (القارئ) تحتوي على كلام لفظي
او خطاب نفسي للافهام، ويسمى احيانا ب (المعروض) او (الطلب).
انواع الخطاب
تختلف الخطابات حسب الجهة الموجهة اليها وحسب حاجة المرسل منها فهي تحمل انواعا متعددة مثل
:
الخطابات الرسمية
تتعدد المضامين في الخطابات الرسمية وتنطبق عليها القواعد التي تلزم في تحرير الخطاب وهي تتضمن
الانواع التالية:
خطاب الطلب: يقوم بتحريره من يبحث عن وظيفة وتحمل في مضمونها رسالة شرح، وترجمة للسيرة
الذاتية، وتتضمن تعريف المرسل (طالب الوظيفة) وشرح تفصيلي عن حياته الاكاديمية او العملية مع مضمون
الرسالة والطلب، ويتكون عادة من صفحتين الى ثلاث صفحات، حيث ان الطلب يحدد الوظيفة التي
يرغب مرسل الخطاب ان يحظى بها، ويكون توضيح الخبرات الاكاديمية والعملية متناسبة مع طلب التوظيف.
خطاب التظلم: يتم كتابة خطاب التظلم للفت نظر المستلم بمشكلته ليتخذ حيالها اجراء صحيحا تجاهها،
واظهار عدم الرضا في مثل هذا الخطاب امرا مقبولا، ولكن دون اظهار السخرية والغضب والكلمات
اللاذعة، فتكون نبرة الخطاب واضافة مبررات المشكلة بشكل لبق ومؤدب صارم في الوقت ذاته، واذا
لم يكن لها مبرر فيجب شرح المشكلة بصورة لبقة مع بيان الاسباب التي دفعت المخاطب
لكتابة خطاب التظلم، لذا تعرض الشكوى في العنوان بشكل واضح، مع اضافة المعلومات التي تحتاجها
الجهة المرسل اليها لاتخاذ القرار، مثل تواريخ او صور او فواتير، وفي الختام يتم التماس
الرد من المخاطب بشكل لطيف.
خطاب البيع: يهدف الى اقناع الجهة المرسل اليها بشراء سلعة ما، وتقوم به الشركات في
بعض الاحيان بارسال الخطابات بشكل متكرر، بحيث يتضمن هذا النوع من الخطابات عدة عناصر مهمة
لتشد انتباه القارئ وتحفزه على شراء السلعة وتكون بداية الخطاب او عنوانه يتضمن قوة التاثير
في ترويج السلعة والاقناع بها.
خطاب التذكير: تهدف هذه الخطابات التي ترسلها الشركات الى التذكير في الحصول على المستحقات من
العملاء والمرسل اليهم؛ لان الاعمال التجارية لا تنجح ما لم يستلم اصحاب الشركات المستحقات وثمن
السلع والبضائع المبيعة، ويصاغ هذا الخطاب باسلوب لا يثير ازعاج العملاء وغضبهم؛ فتكون بشكل توددي
متفهم يتوخى من خلاله محرر الخطاب الحذر في انتقاء الكلمات ومطالبتهم بالدفع مع عدم نسيان
تحديد المبلغ وفترة التاخير في الدفع، مع الاشارة بان تسديد الفواتير سيساعد العميل بالمحافظة على
الاستمرارية في التعامل الانتمائي والتاخير في ذلك سيتخذ فيه اجراءات اخرى تتخذ حيال ذلك.
الخطابات الشخصية
وهذه الخطابات اقل رسمية من السابقة، وقواعدها تختلف من الخطابات الرسمية ولكن يجب فيها ايضا
الالتزام بقواعد معينة وتظهر عند ارسال الدعوات او الرد على دعوات موجهة وتحتوي على عدة
انواع من الخطابات، مثل:
الدعوات: تختلف اسباب الدعوات في مثل هذا النوع فتكون دعوات رسمية وغير رسمية، مثل دعوات
حفل الزفاف او دعوات موجهة باسم مجموعة لمناسبة معينة، فيكون عنوانها بشكل رسمي ويتم فيها
تحديد نوع المناسبة وتاريخ حدوثها، وفي حال توقع رد من الخطاب يكتب في اسفل الخطاب
(اتمنى منكم الرد)، مع ترك مسافة في اسفل الصفحة من الرقعة اليسرى فيها، يكتب مثل
هذه الخطابات باليد وتكون بلغة ودية اكثر من الخطابات الرسمية، ويشمل متن الخطاب المناسبة وسبب
الدعوة وتختم بالخاتمة والتوقيع.
خطاب الشكر: هي عبارة عن خطاب موجز يشكر المرسل فيه المخاطب، ويقدم فيه مجاملاته ودعوة
بسيطة مثلا قبول حضور دعوة عشاء او هدية من نوع بسيط او اي شكل من
اشكال التعبير عن الشكر والامتنان للمرسل اليه، ويذكر فيها التعبير عن مكارم اخلاقه وحسن احساسه
في المعروف الذي اسدي اليه من قبله مع اضفاء احساس الكاتب محرر الخطاب بانه يخاطبه
شخصيا، وتكتب في الاغلب بخط اليد مع اضافة ورق او بطاقات شكر معينة.
خطابات شخصية للتعارف او خطاب متبادل بين الاصدقاء ولا تحمل قواعد معينة لمثلها والغرض من
كتابتها تبادل الخواطر والمشاعر والافكار والاطمئنان على اخبار الاصدقاء، وتتيح لهم فرصة للتعارف والتودد لاشخاص
في خارج البلدان او في مؤسسات اخرى وقد تنشا من خلالها علاقة صداقة قوية.
طريقة كتابة الخطاب
محتويات اساسية في كتابة الخطاب
مهما اختلفت انواع الخطابات الرسمية وغير الرسمية فهناك عدة خطوات وشروط في كتابة الخطاب حتى
يكون بشكل سليم واكثر وضوحا؛ فالخطاب الجيد يجب ان يحتوي على:
اليوم والتاريخ، ويكون اعلى الصفحة من جهة اليسار.
المرسل اليه، ويتوسط الصفحة مع اضافة الفاظ تليق بالمرسل اليه مثل، ( السيد/.. الموقر، الاستاذ
مدير شركة../… المحترم) وغيرذلك من الالفاظ اللبقة.
التحية، وهي عبارة عن جملة بسيطة توضع اسفل اسم المرسل اليه وتكون تحمل دلالات منسقة
بشكل لطيف.
مقدمة بعد التحية، وتكون تحتوي على دلالة في طلب النظر للخطاب المقدم.
سبب الخطاب، ويشرح فيه المرسل حالة الخطاب وسببه.
الدعاء للمرسل اليه، ويكون بعد شرح اسباب توجيه الخطاب ويحمل لفت الانتباه والنظر للخطاب
تحية النهاية، وتحمل عبارات الشكر في تلطفهم بالنظر للخطاب المرسل وختم الخطاب بدلالات موجزة.
معلومات شخصية، يذكر فيها مقدم الخطاب معلومات موجزة عنه للتواصل والرد على الخطاب الموجه.
اجزاء كتابة الخطاب
يشمل كتابة الخطاب على اجزاء يجب تتبعها في الخطابات الرسمية وغير الرسمية، وهي:
يجب ان يشمل الخطاب على الترويسة، وتحتوي على عنوان المرسل، واليوم والتاريخ، وتتكون من ثلاثة
سطور على جهة اليسار من اعلى الصفحة، يكون اليوم والتاريخ في السطر الاول والرمز البريدي
في السطر الثاني؛ اما في السطر الثالث فيكون به عنوان المرسل واسم المنطقة، ولكن لا
يتوافر العنوان واسم المنطقة في الخطابات غير الرسمية ويكتفى بها في الخطاب الرسمي.
ويحتوي ايضا على عنوان داخلي، وهو عبارة عن اسم وعنوان المرسل اليه (المخاطب)، ويكتب هذا
العنوان الداخلي ايضا في ثلاثة سطور وتكون في اعلى الصفحة من جهة اليمين؛ بحيث يكون
اسم الدولة المقيم فيها في السطر الاول، وفي السطر الثاني يكون الجهة التي يعمل بها
المرسل اليه، ويحتوي السطر الثالث على الرمز البريدي الخاص بالمرسل اليه او اسمه.
يشمل الخطاب على الاستهلال والتحية، ويكون اسفل هذا العنوان اسم المرسل اليه وتشمل بعض الاختصارات
التي تليق باسم المرسل اليه مثل الشخصيات الكبيرة على وجه الخصوص فيكتب، (سيادة، معالي، الاستاذ
وزير..) ويكون اسفل العناوين بسطرين، واذا كانت الجهة غير معروفة او خطاب مرسل لمؤسسة فيكون
الخطاب مستهلا بلفط (سعادة الاستاذ/ة مدير شركة..)، اما في الخطابات الشخصية غير الرسمية فيكوت بالمؤاخاة
(اخي، اختي) او الكنية وغيره من الاستهلالات المستحبة.
موضوع الخطاب ومتنه، يتضمن فيه الغرض المطلوب من كتابة الخطاب ويكون مقدرا حسب السبب ما
بين سطرين الى ثلاثة سطور ويترك فراغ بين الفقرة والاخرى مسافة سطر واحد.
خاتمة الخطاب، وهي عكس الاستهلال فهي توديع المخاطب بعبارات مناسبة للتحية والاستهلال ويستوجب فيها الدعاء
بدرجة من الرسمية المطلوبة، فاذا كان المخاطب (سعادة الدكتور) يكون الختام ب (المخلص لكم، بكل
وفاء) وتتناسب كل على حدى مع الجهة الموجهة اليها، اما مع الخطابات الشخصية غير الرسمية
فتتناسب معه مصطلحات مغايرة مثل، (مع اطيب التمنيات لكم، خالص ودي، احر تمنياتي)، وتكون الخاتمة
بعد سطرين من موضوع الخطاب، وتنتهي بالفاصلة.
يكون في نهاية الخطاب توقيع محرر الخطاب واسمه ويكتب بخط اليد تحت خاتمة الخطاب، ويكون
اسمه مطبوعا على مسافة خمسة اسطر ويتم التوقيع اسفل الاسم، او بين الخاتمة والاسم في
المساحة الفارغة بينهما.
في الظرف الخارجي يجب ان يماثل عنوانه العنوان الداخلي الذي كتب في الخطاب، ويكتب العنوان
وسط الظرف ويكون عبارة عن ثلاث اسطر، ففي السطر الاول اسم المرسل اليه مع التوقير،
والسطر الثاني يشمل موضوع الخطاب معنونا، وفي السطر الاخير يكتب الرمز البريدي مع اسم المنطقة،
ولا يترك فراغ وسطور في العنوان الخارجي في الظرف.
وبهذه الطرق البسيطة يكون الخطاب مستوفيا الشروط الكاملة في الكتابة ويكون واضحا غير مبهم على
المستقبل حيث يتوجب على المرسل ان يشمل خطابه موضوعا واحدا حتى لا يهمل الخطاب ويحصل
على الرد المرجو الحصول عليه من الجهة المرسل اليها.
