تعلم اصول الكتابة معنا , كتابة الخطاب

تعلم اصول الكتابة معنا, كتابة الخطاب

 

E22878Dce4Ff1661D97474D84Cf17D58 تعلم اصول الكتابة معنا- كتابة الخطاب ساحرة القلوب

ما هو الخطاب
الخطاب: هو تعبير عن فكرة او قضية بلفظ معين تلزم للتعبير، و هو معلومات يريد فيها المرسل (الكاتب) ان ينقلها بصورتة الخاصة الى الجهه الموجهه اليها (القارئ) تحتوى على كلام لفظى او خطاب نفسي للافهام، و يسمي احيانا ب (المعروض) او (الطلب).
انواع الخطاب
تختلف الخطابات حسب الجهه الموجهه اليها و حسب حاجة المرسل منها فهي تحمل نوعياتا متعدده ك:
الخطابات الرسمية
تتعدد المضامين فالخطابات الرسمية و تنطبق عليها القواعد التي تلزم فتحرير الخطاب و هي تتضمن الانواع الاتية:

خطاب الطلب: يقوم بتحريرة من يبحث عن و ظيفه و تحمل فمضمونها رساله شرح، و ترجمة للسيره الذاتية، و تتضمن تعريف المرسل (طالب الوظيفة) و شرح تفصيلى عن حياتة الاكاديميه او العملية مع مضمون الرساله و الطلب، و يتكون عاده من صفحتين الى ثلاث صفحات، حيث ان الطلب يحدد الوظيفه التي يرغب مرسل الخطاب ان يحظي بها، و يصبح توضيح الخبرات الاكاديميه و العملية متناسبه مع طلب التوظيف.
خطاب التظلم: يتم كتابة خطاب التظلم للفت نظر المستلم بمشكلتة ليتخذ حيالها اجراء صحيحا تجاهها، و اظهار عدم الرضا فمثل ذلك الخطاب امرا مقبولا، و لكن دون اظهار السخريه و الغضب و العبارات اللاذعة، فتكون نبره الخطاب و اضافه مبررات المشكلة بشكل لبق و مؤدب صارم فالوقت ذاته، و اذا لم يكن لها مبرر فيجب شرح المشكلة بصورة لبقه مع بيان الاسباب التي دفعت المخاطب لكتابة خطاب التظلم، لذلك تعرض الشكوي فالعنوان بشكل و اضح، مع اضافه المعلومات التي تحتاجها الجهه المرسل اليها لاتخاذ القرار، كتواريخ او صور او فواتير، و فالختام يتم التماس الرد من المخاطب بشكل لطيف.
خطاب البيع: يهدف الى اقناع الجهه المرسل اليها بشراء سلعه ما ، و تقوم فيه الشركات فبعض الاحيان بارسال الخطابات بشكل متكرر، بحيث يتضمن ذلك النوع من الخطابات عده عناصر مهمه لتشد انتباة القارئ و تحفزة على شراء السلعه و تكون بداية الخطاب او عنوانة يتضمن قوه التاثير فترويج السلعه و الاقناع بها.
خطاب التذكير: تهدف هذي الخطابات التي ترسلها الشركات الى التذكير فالحصول على المستحقات من العملاء و المرسل اليهم؛ لان الاعمال التجاريه لا تنجح ما لم يستلم اصحاب الشركات المستحقات و ثمن السلع و البضائع المبيعة، و يصاغ ذلك الخطاب باسلوب لا يثير ازعاج العملاء و غضبهم؛ فتكون بشكل توددى متفهم يتوخي من خلالة محرر الخطاب الحذر فانتقاء العبارات و مطالبتهم بالدفع مع عدم نسيان تحديد المبلغ و فتره التاخير فالدفع، مع الاشاره بان تسديد الفواتير سيساعد العميل بالمحافظة على الاستمراريه فالتعامل الانتمائى و التاخير فذلك سيتخذ به اجراءات ثانية =تتخذ حيال ذلك.

الخطابات الشخصية
وهذه الخطابات اقل رسمية من السابقة، و قواعدها تختلف من الخطابات الرسمية و لكن يجب بها كذلك الالتزام بقواعد معينة و تخرج عند ارسال الدعوات او الرد على دعوات موجهه و تحتوى على عده نوعيات من الخطابات، مثل:

الدعوات: تختلف سبب الدعوات فمثل ذلك النوع فتكون دعوات رسمية و غير رسمية، كدعوات حفل الزفاف او دعوات موجهه باسم مجموعة لمناسبه معينة، فيصبح عنوانها بشكل رسمي و يتم بها تحديد نوع المناسبه و تاريخ حدوثها، و فحال توقع رد من الخطاب يكتب فاسفل الخطاب (اتمني منكم الرد)، مع ترك مسافه فاسفل الصفحة من الرقعه اليسري فيها، يكتب كهذه الخطابات باليد و تكون بلغه و ديه اكثر من الخطابات الرسمية، و يشمل متن الخطاب المناسبه و اسباب الدعوه و تختم بالخاتمه و التوقيع.
خطاب الشكر: هي عبارة عن خطاب موجز يشكر المرسل به المخاطب، و يقدم به مجاملاتة و دعوه بسيطة مثلا قبول حضور دعوه عشاء او هديه من نوع بسيط او اي شكل من اشكال التعبير عن الشكر و الامتنان للمرسل اليه، و يذكر بها التعبير عن مكارم اخلاقة و حسن احساسة فالمعروف الذي اسدى الية من قبلة مع اضفاء احساس الكاتب محرر الخطاب بانه يخاطبة شخصيا، و تكتب فالاغلب بخط اليد مع اضافه ورق او بطاقات شكر معينة.
خطابات شخصيه للتعارف او خطاب متبادل بين الاصدقاء و لا تحمل قواعد معينة لمثلها و الغرض من كتابتها تبادل الخواطر و المشاعر و الافكار و الاطمئنان على اخبار الاصدقاء، و تتيح لهم فرصه للتعارف و التودد لاشخاص فخارج البلدان او فمؤسسات ثانية =و ربما تنشا من خلالها علاقه صداقه قوية.

كيفية كتابة الخطاب
محتويات رئيسية فكتابة الخطاب
مهما اختلفت نوعيات الخطابات الرسمية و غير الرسمية فهنالك عده خطوات و شروط فكتابة الخطاب حتي يصبح بشكل سليم و اكثر و ضوحا؛ فالخطاب الجيد يجب ان يحتوى على:

اليوم و التاريخ، و يصبح اعلي الصفحة من جهه اليسار.
المرسل اليه، و يتوسط الصفحة مع اضافه الفاظ تليق بالمرسل الية مثل، ( السيد/.. الموقر، الاستاذ مدير شركة../… المحترم) و غيرذلك من الالفاظ اللبقة.
التحية، و هي عبارة عن جمله بسيطة توضع اسفل اسم المرسل الية و تكون تحمل دلالات منسقه بشكل لطيف.
مقدمه بعد التحية، و تكون تحتوى على دلاله فطلب النظر للخطاب المقدم.
سبب الخطاب، و يشرح به المرسل حالة الخطاب و سببه.
الدعاء للمرسل اليه، و يصبح بعد شرح سبب توجية الخطاب و يحمل لفت الانتباة و النظر للخطاب
تحيه النهاية، و تحمل كلمات الشكر فتلطفهم بالنظر للخطاب المرسل و ختم الخطاب بدلالات موجزة.
معلومات شخصية، يذكر بها مقدم الخطاب معلومات موجزه عنه للتواصل و الرد على الخطاب الموجه.

اجزاء كتابة الخطاب
يشمل كتابة الخطاب على اجزاء يجب تتبعها فالخطابات الرسمية و غير الرسمية، و هي:

يجب ان يشمل الخطاب على الترويسة، و تحتوى على عنوان المرسل، و اليوم و التاريخ، و تتكون من ثلاثه سطور على جهه اليسار من اعلي الصفحة، يصبح اليوم و التاريخ فالسطر الاول و الرمز البريدى فالسطر الثاني؛ اما فالسطر الثالث فيصبح فيه عنوان المرسل و اسم المنطقة، و لكن لا يتوافر العنوان و اسم المنطقة فالخطابات غير الرسمية و يكتفي فيها فالخطاب الرسمي.
ويحتوى كذلك على عنوان داخلي، و هو عبارة عن اسم و عنوان المرسل الية (المخاطب)، و يكتب ذلك العنوان الداخلى كذلك فثلاثه سطور و تكون فاعلي الصفحة من جهه اليمين؛ بحيث يصبح اسم الدوله المقيم بها فالسطر الاول، و فالسطر الثاني يصبح الجهه التي يعمل فيها المرسل اليه، و يحتوى السطر الثالث على الرمز البريدى الخاص بالمرسل الية او اسمه.
يشمل الخطاب على الاستهلال و التحية، و يصبح اسفل ذلك العنوان اسم المرسل الية و تشمل بعض الاختصارات التي تليق باسم المرسل الية كالشخصيات ال كبار على و جة الخصوص فيكتب، (سيادة، معالي، الاستاذ و زير..) و يصبح اسفل العناوين بسطرين، و اذا كانت الجهه غير معروفة او خطاب مرسل لمؤسسة فيصبح الخطاب مستهلا بلفط (سعادة الاستاذ/ه مدير شركة..)، اما فالخطابات الشخصيه غير الرسمية فيكوت بالمؤاخاه (اخي، اختي) او الكنيه و غيرة من الاستهلالات المستحبة.
مقال الخطاب و متنه، يتضمن به الغرض المطلوب من كتابة الخطاب و يصبح مقدرا حسب الاسباب =ما بين سطرين الى ثلاثه سطور و يترك فراغ بين الفقره و الثانية =مسافه سطر واحد.
خاتمه الخطاب، و هي عكس الاستهلال فهي توديع المخاطب بكلمات مناسبه للتحيه و الاستهلال و يستوجب بها الدعاء بدرجه من الرسمية المطلوبة، فاذا كان المخاطب (سعادة الدكتور) يصبح الختام ب (المخلص لكم، بكل و فاء) و تتناسب جميع على حدي مع الجهه الموجهه اليها، اما مع الخطابات الشخصيه غير الرسمية فتتناسب معه مصطلحات مغايره مثل، (مع اطيب التمنيات لكم، خالص و دي، احر تمنياتي)، و تكون الخاتمه بعد سطرين من مقال الخطاب، و تنتهى بالفاصلة.
يصبح فنهاية الخطاب توقيع محرر الخطاب و اسمه و يكتب بخط اليد تحت خاتمه الخطاب، و يصبح اسمه مطبوعا على مسافه خمسه اسطر و يتم التوقيع اسفل الاسم، او بين الخاتمه و الاسم فالمساحه الفارغه بينهما.
فى الظرف الخارجى يجب ان يماثل عنوانة العنوان الداخلى الذي كتب فالخطاب، و يكتب العنوان و سط الظرف و يصبح عبارة عن ثلاث اسطر، ففى السطر الاول اسم المرسل الية مع التوقير، و السطر الثاني يشمل مقال الخطاب معنونا، و فالسطر الاخير يكتب الرمز البريدى مع اسم المنطقة، و لا يترك فراغ و سطور فالعنوان الخارجى فالظرف.

وبهذه الطرق البسيطة يصبح الخطاب مستوفيا الشروط الكاملة فالكتابة و يصبح و اضحا غير مبهم على المستقبل حيث يتوجب على المرسل ان يشمل خطابة موضوعا واحدا حتي لا يهمل الخطاب و يحصل على الرد المرجو الحصول عليه من الجهه المرسل اليها.